Teamorientiertes Arbeiten dank Digitalisierung bei der SBK

Digitalisierung ist ein Megatrend, der auch für die Stiftung Braunschweigischer Kulturbesitz immer mehr an Bedeutung gewinnt. In einer digitalen Umgebung Synergieeffekte zu heben und hohe Transparenz zu erreichen, ist das Ziel.

Die Stiftung Braunschweigischer Kulturbesitz hat deswegen 2020 ein Projekt initiiert, das mit der Umstellung des Rechnungswesens von der Kameralistik auf die kaufmännische Buchführung nach Handelsgesetzbuch (HGB) begann. Es war der Ausgangspunkt für eine grundsätzliche Entscheidung: Alle Kern- und Unterstützungsprozesse sowie die Aktenführung sollten IT-unterstützt abgebildet werden. Das Projekt erhielt den Arbeitstitel Projekt Flow. Damit soll zum Ausdruck gebracht werden, dass Abläufe hinterfragt werden, in Fluss kommen sollen und Optimierungen möglich werden.

Transparenz und durchgängige Prozesse dank zentraler Daten

Der ambitionierte Ansatz der SBK hat dabei ein Alleinstellungsmerkmal in der deutschen Stiftungslandschaft. Zuvor war die Arbeit beispielsweise von klaren Ordnerstrukturen geprägt und nicht vom Verknüpfen von Daten. Daten waren nicht zentral auf einen Klick verfügbar, sondern in unterschiedlichen Geschäftsbereichen, unterschiedlich archiviert beziehungsweise abgeheftet. Allein das Einscannen von Vertragsgrundlagen, dazu gehören Wartungsverträge, Bauaufträge, Projektunterlagen, gab vorher nicht gekannte Transparenz. Sie ermöglicht nun, Vorgänge und Prozesse von Anfang bis Ende zu überblicken und auch gemeinsam im Team zu verändern.

Die SBK entscheidet sich für die Stiftungssoftware CAS Maecenas

Bei einer so umfassenden Änderung der täglichen Arbeit ist es klar, dass dies nicht von heute auf morgen geht und ein Umdenken für alle Beteiligten bedeutet. Welche Vorteile unsere Digitalisierung bietet, hat sich schon in der Corona-Zeit direkt gezeigt. Von Anfang an waren die Basisfunktionalitäten so angelegt, dass Homeoffice möglich war. Für ihre Digitalisierung benötigte die SBK eine maßgeschneiderte Software-Lösung, bei der der Datenschutz eine große Rolle spielt. Den Zuschlag erhielt die Stiftungssoftware CAS Maecenas von der CAS Software AG aus Karlsruhe, die heute alle relevanten Arbeitsprozesse der Stiftung abbildet. 

Digitales Antragsportal ermöglicht zeitnahe Bearbeitung und effiziente Verwaltung

Seit dem vergangenen Jahr nutzt die SBK ein Online-Antragsportal. Bei der Gestaltung stellte sich die Frage, welche Informationen sinnvollerweise über die Eingabefelder abgefragt werden sollten. Das Förderspektrum reicht vom Waldprojekt des Kindergartens bis zur Restaurierung von Deckenmalereien in der barocken Schlossanlage; vom Jazzworkshop an der Schule bis zur Kunstausstellung in der Kirche. Damit war schnell klar, dass es kaum sinnvoll ist, Angaben über standardisierte Eingabefelder abzufragen. Unser Weg der sich daraus entwickelte war einfach: Die Kontaktdaten der Antragssteller sollten einmalig erfasst werden. Für jedes neue Projekt sind dann nur wenige zusätzliche Eckdaten zu erfassen. Alle weiteren Informationen, wie beispielsweise die Projektbeschreibung, ergänzende Unterlagen oder der Ausgaben- und Finanzierungsplan, können in bereits vorliegender Form hochgeladen werden. Die Beurteilung des Antrags wird dabei nicht beeinträchtigt. 

Individuell angepasste Dashboards geben Mitarbeitern Überblick zu anstehenden Aufgaben

Aber auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat die Digitalisierung erhebliche Vorteile. Was für Termine stehen an? Welche Aufgaben sind zu erledigen? Welche Fristen sind zu bedenken? Diese Fragen werden auf einen Blick auf dem Dashboard sichtbar. Das ist eine grafische Benutzeroberfläche, die zur Visualisierung von Daten und Informationen genutzt wird. Bei der SBK werden zum Beispiel die Termine des Tages angezeigt, die zu bearbeitenden Vorgänge oder Dokumente, die Aufgaben und je nach Arbeitsplatz anstehende Tätigkeiten, zum Beispiel auslaufende Verträge, freizugebende Rechnungen oder neue Gesprächstermine. Die Anzeigen können aber auch von jedem Teammitglied noch individuell angepasst und ergänzt werden.

Zielgruppenspezifische Reports zeigen aktuellen Projektstände

Im Rahmen des Projekts Flow sind alle Verträge digitalisiert worden. Der aktuelle elektronische Schriftwechsel kann jetzt strukturiert zugeordnet werden und ist für alle in den Sachverhalt involvierten Personen einsehbar. Daraus ergibt sich eine verbesserte Kommunikation und Aktualität. Das teamorientierte Arbeiten innerhalb der SBK und mit den externen Partnern wird spürbar erleichtert. Es ist darüber hinaus möglich, zielgruppenangepasste Reports zu erstellen: Der Stiftungsrat erhält eine Auswertung der Förderungen nach Regionen; der Erbbaurechtsbereich kann sehen, wie viele Erbbaurechte in den nächsten Jahren auslaufen oder verlängert werden müssen; die Leitung kann sich einen Überblick über den Sachstand der Projekte und laufenden Vorgänge verschaffen; das Immobilienteam kann die geplanten Maßnahmen / Bauvorhaben der Zukunft priorisieren und in der Liegenschaftsverwaltung kann die potenzielle Fläche für erneuerbare Energien analysiert werden.

Weiterhin positiver Blick und Freude auf eine zukunftsfähige Verbandsentwicklung

Diese Schlaglichter zeigen nur einen Bruchteil der Veränderungen. Wir befinden uns mit der Umsetzung des Projektes auf der Zielgraden. Mit Abschluss dieses Projektes wird die SBK die Grundlage für die Arbeit in der Zukunft gelegt haben. Neben den inhaltlich-strukturellen Änderungen ist es aber insbesondere auch der Arbeitsalltag eines jeden Teammitglieds, der sich bereits stark verändert hat. Daher bedanken wir uns bei allen Mitarbeitenden für die tägliche Unterstützung in dieser Transformation in Richtung Zukunft und auch bei unserem externen VPC-Projektteam für die sehr angenehme und erfolgreiche Arbeit. Wir werden in den folgenden Ausgaben zum weiteren Projektverlauf berichten.

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