VDI setzt auf digitales Eventmanagement

Effizienz, die begeistert

Mit rund 15.000 Mitgliedern ist der VDI Württembergischer Ingenieurverein e.V. der größte Bezirksverein des Vereins Deutscher Ingenieure e.V. in der Bundesrepublik. Das spiegelt sich auch in der Anzahl der Veranstaltungen im eigenen Hause wider: Die Verantwortlichen setzen auf CAS netWorks, eine professionelle Software zur Veranstaltungs- und Mitgliederverwaltung.

Das Ziel: Informationen in einer Lösung zusammenführen

Es fehlten bis dahin die nötigen Mittel, um die Seminar- und Veranstaltungsplanung effizienter zu gestalten. Teilnehmerlisten und Informationen sowie der gesamte Abrechnungsbereich lagen verstreut, abgelegt in einzelnen Programmen, Excel-Tabellen – und in vielen Fällen auch in den Köpfen der jeweiligen Mitarbeiter. "Unser Ziel war es, diese vielen Informationen in einer Lösung zusammenzuführen und dadurch allen Mitarbeitern ein zuverlässiges Werkzeug an die Hand zu geben, das sie täglich einfach nutzen können", beschreibt Geschäftsführer Dr.-Ing. Paul Martin Schäfer die Entscheidung, die Geschäftsprozesse und das Veranstaltungsmanagement auf eine komplett neue Stufe zu heben.

Die Mittel: Eine transparente, dokumentierte Prozesslandschaft

Die Veränderungen durch den Einsatz von CAS netWorks treten im Veranstaltungsbereich besonders hervor: "Von der Bekanntmachung der Seminare auf unserer Internetseite, über die Registrierung der Teilnehmer und Durchführung bei uns vor Ort, bis hin zur Abrechnung mit den Dozierenden laufen die Prozesse einheitlich", berichtet der VDI direkt aus der Praxis." Dies geht hin bis zur Organisation des jeweiligen Angebots in unserer Cafeteria während der Seminare. Insgesamt sorgt diese Transparenz für viel weniger Missverständnisse. Die Zeit der Insellösungen ist definitiv passé."

Das Fazit: unterm Strich mehr Zeit und Budget

Die positiven Erfahrungen im täglichen Einsatz haben sich für den VDI in Stuttgart voll ausgezahlt. Dementsprechend hoch ist die Zufriedenheit: "CAS netWorks sorgt für eine Effizienz, die begeistert", bestätigt Geschäftsführer Schäfer. Mit der eingesetzten TYPO3-Schnittstelle sind Anmeldungen zu Veranstaltungen jetzt direkt über die Webseite möglich. Eine Anbindung an das Serien-E-Mail-Programm Inxmail rundet den
Veranstaltungsprozess optimal ab. "Die Fantasie wird uns auch künftig nicht ausgehen, die vielfältigen Funktionen und Möglichkeiten von CAS netWorks für ganz neue Aufgabenstellungen einzusetzen", schmunzelt der Geschäftsführer, "und genau das eröffnet uns zusätzliche Perspektiven für die tatsächlich wichtigen Aufgaben der Zukunft – in unserer Verbandsarbeit und Leidenschaft für die Ingenieurkunst.

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