Digitalisierung als Teil der eigenen Verbandsstrategie beim DBV

Ein Verband mit 125-jähriger Geschichte

„Unser Fokus liegt auf ganzer Linie auf der Förderung von Expertise und Wissen im Bauwesen. Im Grunde sind wir Forschungsstelle, Netzwerk, Akademie und Verlag in einem“, beschreibt Anja Muschelknautz die vielfältigen Verbandstätigkeiten. „Dies beinhaltet zum Beispiel auch die Bauberatung und die Erstellung von Stellungnahmen und Gutachten bei laufenden Bauprojekten im gesamten Bundesgebiet.“ Als stellvertretende Geschäftsführerin verantwortet Muschelknautz u. a. die Bereiche Veranstaltungsmanagement sowie interne und externe Kommunikation – gemeinsam mit ihrem Kollegen aus der Geschäftsführung und ihrem engagierten Team.

Eingebettet in Gesamtstrategie

In einer Zeit, in der die Digitalisierung auch traditionsreiche Branchen wie das Bauwesen erfasst, wurde den Verantwortlichen beim DBV schon vor Jahren klar, dass ein modernes, digital vernetztes Mitgliedermanagement für die Veranstaltungsorganisation, Gremienarbeit und den Mitgliederservice unausweichlich werden würde. Im Rahmen der langfristigen Strategieplanung zur Professionalisierung und Standardisierung des Verbands – „gerade auch in unserer Rolle als Dienstleister“, so Muschelknautz, ergab sich die Konsequenz, im digitalen Bereich eine ganzheitliche Lösung anzustreben, um sich möglichst zukunftsfest und nachhaltig aufzustellen.

Wachsendes Netzwerk als Herausforderung

Ein weiterer Grund: Frühere Prozesse, die auf manuellen, selbst programmierten Datenbanken und separaten Excel-Listen beruhten, erwiesen sich angesichts des starken Mitgliederwachstums der vergangenen Jahre und der hohen Zahl an Kontaktadressen zunehmend als Hindernis: „Aufgrund der steigenden Zahlen von Mitgliedern und Veranstaltungen war es schlichtweg notwendig geworden, uns nach einer effizienten und ressourcenorientierten Lösung umzuschauen. Nicht zum Selbstzweck, sondern um die täglichen Aufgaben und Abläufe überhaupt zu bewältigen“, berichtet Muschelknautz. Nicht zuletzt hatten die Herausforderungen der Pandemie und die damit verbundenen Erfahrungen gezeigt, dass ein flexibles und zentrales System für das Arbeiten im Remote-Modus unumgänglich geworden war.

Gesucht: eine Lösung, die dem eigenen Anspruch gerecht wird

Doch wo konkret beginnen, wenn Gesamtstrategie und Anforderungen im Grunde bereits feststehen? „Wir hatten uns beispielsweise über den Verbändereport über die jeweiligen Anbieter und Möglichkeiten informiert“, erinnert sich die stellvertretende Geschäftsführerin. Der sorgfältigen Partner- und Dienstleistersuche folgte ein gründlicher Auswahlprozess mit dem Ziel, im Detail zu klären, welche Lösung tatsächlich zu den bestehenden und künftigen Anforderungen des Verbands passt. „Ein wesentlicher Faktor war, dass wir eine Lösung benötigten, die unserem hohen Anspruch an Veranstaltungsorganisation, eigene Beratungsdienstleistungen wie auch Mitgliederservice und -betreuung gerecht wird und bereits im Standard einen Basisumfang an Funktionen liefert, der den Großteil unserer Anforderungen abdeckt“, berichtet Muschelknautz. „Dazu gehören beispielsweise die einfache Erfassung, Pflege und Transparenz der Daten, eine einheitliche Ressourcenplanung, die Möglichkeit zur Zeiterfassung, eine dezentrale Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg, die Einbeziehung verschiedener Stakeholder sowie eine strukturierte Mitgliederakquise in einer Lösung.“

Investitionssicherheit durch zukunftsorientierte Flexibilität

Die Lösung sollte auch die Freiheit bieten, individuelle Anpassungen sowie Änderungen durch einfache Konfiguration selbst vorzunehmen, um zum Beispiel zu einem späteren Zeitpunkt heute nicht absehbare neue Prozesse schnell abzubilden. Ebenso von zentraler Bedeutung für die Entscheidungsfindung: die Berücksichtigung der DSGVO-Datenschutzbestimmungen sowie die Sicherung der Daten in Deutschland – „das war für uns ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl“.

Weiter lesen im Artikel Verbändereport.

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