Digitales Stiftungsmanagement: So gelingt der Einstieg

Förderanträge bearbeiten, Gremiensitzungen koordinieren, Budgets überwachen und gleichzeitig Veranstaltungen und die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit betreuen: Den meisten Stiftungen bleibt heute bei all den Aufgaben kaum Zeit, sich dabei auch noch um die eigene Digitalisierung zu kümmern. Dabei ist der Nutzen für alle Beteiligten enorm. Doch welche Faktoren sind für einen erfolgreichen Einstieg entscheidend?

Gerade die vergangenen Pandemie-Jahre haben gezeigt, wie essentiell klare Prozesse für die tägliche Stiftungsarbeit sind. Angefangen bei der Kommunikation mit Antragstellern, Kooperationspartnern und Stipendiaten bis hin zur Zusammenarbeit der Stiftungsmitarbeiter im Mobile Office u.v.m. Nicht selten entstanden aus der Situation heraus pragmatische ad hoc Lösungen, die für den Übergang zwar funktionierten, langfristig jedoch zu kurz greifen.

Daher wundert es kaum, dass viele Stiftungen aktuell nach einer ganzheitlichen Lösung suchen, die das breite Aufgabenspektrum intelligent in einer Software vereint. Doch auf welche Eigenschaften kommt es dabei an? 

• Eine professionelle Lösung für das tägliche Stiftungsmanagement stellt den Mitarbeitern alle relevanten Informationen zentral in einer Lösung zur Verfügung. Wertvolles Wissen bleibt so nicht länger verstreut in einzelnen Excel-Listen, Mailing-Ordnern oder gar handgeschriebenen Zetteln.
• Ob im Büro, unterwegs oder im Mobile Office, die Mitarbeiter haben Zugriff und pflegen die Daten via Desktop, Notebook, Tablet oder Smartphone. Intelligenten Assistenten unterstützen bei der Datenpflege.

• Alle Informationen lassen sich durch Verknüpfungen und eine übergreifende Suche schnell wiederfinden: Vom einzelnen Antrag über das Protokoll der letzten Gremiensitzung bis hin zum aktuellen Status zu Budgets und Auszahlungen-.

• Alle stiftungsrelevanten Prozesse lassen sich auf diese Weise durchgängig, transparent und zeitsparend gestalten.  

 

Entscheidend sind die Funktionen

Der große Vorteil einer professionellen Stiftungsmanagementlösung ist der Funktionsumfang, der speziell auf das breite Aufgabenspektrum zugeschnitten sein sollte: Über Standardfunktionen wie die digitale Projektakte, den gemeinsamen Teamkalender oder das schnelle Finden und Bereitstellen jeglicher Dokumente und Informationen arbeitet das gesamte Team im Alltag noch enger zusammen und nutzt die Lösung als gemeinsames „Gedächtnis“. Ein individuell konfigurierbares Cockpit erlaubt jedem Mitarbeitenden den schnellen Überblick zu neuen Anträgen, aktuell laufenden Projekten, Mittelabrufen und Eingangsrechnungen oder anstehenden Veranstaltungen.  

 

Anträge und Bewerbungen übersichtlich verwalten

Nicht nur in der internen, gerade auch in der externen Kommunikation wird der Einsatz einer professionellen Lösung rasch spürbar: Mit einem integrierten Antrags- und Bewerberportal werden passende Formulare etwa für Antragsteller und Stipendiaten online zur Verfügung gestellt. Eingehende Anträge und Bewerbungen enthalten bereits alle erforderlichen Angaben und Pflichtanlagen. Sie lassen sich von den Stiftungsmitarbeitern direkt einsehen und können so zeitnah bearbeitet und effizient verwaltet werden. 

 

Direkter Zugriff für Jury- und Gremienmitglieder

Auch ein integriertes Portal für Mitglieder einer Jury darf heute in einer ganzheitlichen Lösung nicht fehlen: Mitglieder erhalten so einen zeitlich begrenzten Zugriff auf eine Auswahl von Förderanträgen und Bewerbungen. Die Jurymitglieder haben dort die Möglichkeit, diese unabhängig von Ort und Zeit zu sichten, zu bewerten und zu kommentieren. 

 

Digitale Projektakte sorgt für 360°-Rundumsicht

Alle Informationen vom Antrag, über die Bewilligung bis hin zur finalen Projektrealisierung sind in der digitalen Projektakte abgelegt – sie enthält die gesamte Projekthistorie und den Schriftverkehr chronologisch archiviert und sorgt so für eine 360°-Rundumsicht. Die flexible Anbindung an die Finanzbuchhaltung und der Export von Zahlungsaufträgen im SEPA-Datenformat etwa, ermöglichen ein komfortables Zahlungsmanagement und spart darüber hinaus wertvolle Zeit.  

 

Valide Auswertung erleichtert Entscheidungen

Eine professionelle Stiftungslösung sorgt auch für mehr Planungssicherheit und hilft, auf einer validen Grundlage, bessere Entscheidungen zu treffen: So lassen sich Auswertungen auf Knopfdruck erstellen und als strategisches Steuerungselement nutzen. Konfigurierbare Berichte und die Anbindung an ein professionelles Berichtstool, wie beispielsweise Crystal Reports, ermöglichen umfangreiche Analysen mit Blick auf die erforderlichen Details.  Eine Auswertung zu Verbindlichkeiten und Zahlungen gegliedert nach Themenfeldern ist nur ein Beispiel.  

 

Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement

Von der Terminsuche, über den Versand von Einladungen, die Verwaltung der Anmeldungen, bis zu Auswertungen der organisierten Veranstaltungen unterstützt eine zeitgemäße Stiftungslösung vollumfänglich. Die Mitarbeiter sehen jederzeit die einzelnen Anmeldungen sowie den aktuellen Stand der Anmeldungen. Ressourcen wie Räume oder technische Ausstattung können gebucht und über die Lösung digital verwaltet werden. Dabei hat jede Ressource einen eigenen Kalender und kann von allen Benutzern mit entsprechenden Zugriffsrechten gebucht werden. 

 

Wirkungsvoller Austausch mit Stipendiaten

Über einzureichende Nachweise können Stipendiaten vor Fristerreichung automatisch benachrichtigt werden. Über ein Portal können Nachweise direkt hochgeladen werden und liegen somit zur sofortigen Weiterverarbeitung durch die Stiftungsmitarbeiter vor. Darüber hinaus besteht im Portal die Möglichkeit, sich aktuelle Veranstaltungen zu informieren und sich anzumelden. 

 

Flexibilität für eigene Anpassungen

Jede Stiftung ist anders – darum sollte sich eine professionelle Stiftungslösung flexibel den spezifischen Bedürfnissen anpassen. Intuitive Bedienbarkeit auf allen relevanten Endgeräten, einheitliches Look & Feel, Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen wie Microsoft Outlook, aber auch die Möglichkeit, die Stiftungslösung an die veränderten Bedürfnisse adaptiv anzupassen, sollten zum Standard einer nachhaltigen und mitwachsenden Stiftungslösung gehören. Mit der Stiftungslösung CAS Maecenas ist es beispielsweise möglich, ohne tiefe Programmierkenntnisse neue Felder anzulegen und auf der Bearbeitungsmaske zu platzieren. Eigene Abläufe und Prozesse können selbstständig gestaltet und flexibel erweitert werden. 

 

Datenschutz ist Pflicht

Das Thema Datenschutz spielt auch bei einer professionellen Stiftungslösung eine besondere Rolle: Insbesondere die personenbezogenen Daten müssen vor dem unerlaubten Zugriff Dritter in jedem Fall geschützt sein. Im Umgang mit Daten ist es daher äußerst wichtig, eine sichere digitale Infrastruktur zu nutzen, welche die digitale Souveränität der eigenen Stiftung dauerhaft schützt und rechtssichere, DSGVO-konforme Abläufe unterstützt.  

PRAXISTIPP: Orientierung bei der Auswahl einer passenden Lösung und eines geeigneten Anbieters bietet das fair.digital-Siegel. Auch Initiativen wie „Software Hosted & Made in Germany“ und Datenschutzzertifizierungen sind eine gute Grundlage für den Auswahlprozess. 

 

Gemeinsam und mit Plan starten

Entscheidend für Stiftungen heute ist, dass sie das Thema der eigenen Digitalisierung nicht auf die lange Bank schieben, sondern im Optimalfall mit einem erfahrenen Partner und einem soliden Konzept starten. Dabei kommt es darauf an, niemanden zu überfordern und alle Mitarbeiter aktiv mitzunehmen – das weckt Neugier und schafft die nötige Akzeptanz. Auf dieser Basis lässt sich Stück für Stück der Funktionsumfang einer professionellen Lösung kontinuierlich ausbauen und die Stiftung auch in einer digitalen Welt zukunftssicher aufstellen.