Best Practices aus dem Einführungsprojekt bei der SAGST

Die Software AG – Stiftung (SAGST) mit Sitz in Darmstadt hat sich für die Stiftungssoftware CAS Maecenas aus dem Hause der CAS Software AG entschieden und ist seit Kurzem live. Bei der Einführung der Software meisterte das Projektteam nicht nur neue Herausforderungen, sondern sammelte auch viele gewinnbringende Erfahrungen. Welche Faktoren den Erfolg positiv beeinflusst haben, möchten wir gerne mit Ihnen teilen und damit wertvolle Impulse für Ihr eigenes Digitalisierungsprojekt geben. 

Projektziele und Auswahlkriterien

Die SAGST hat mit der Einführung der Stiftungssoftware CAS Maecenas ihre bisherige Softwarelösung, die vor 20 Jahren in Eigenentwicklung entstanden ist, abgelöst. Aus diesem Grund war es der SAGST im Auswahlprozess besonders wichtig, dass die künftige Lösung flexibel an die Bedürfnisse der Stiftung angepasst werden kann und so nachhaltig auf sich verändernde Anforderungen einstellbar ist. Aber auch die Integration der Lösung in MS-Office sowie die Kompatibilität mit anderen bestehenden Schnittstellen waren wichtige Faktoren für die Wahl der Software. 

Anpassung der Software an etablierte Begriffe schafft Akzeptanz

Die von der Standardsoftware bereitgestellten Feldbezeichnungen wurden im Vorfeld an die etablierten Begriffe aus dem SAGST-Sprachgebrauch angepasst – Bearbeitungsmasken und Ansichten hat das Projektteam für die stiftungseigenen Prozesse und Anforderungen modifiziert. Mit diesem Vorgehen konnten Akzeptanz und Offenheit der Mitarbeitenden gegenüber der neuen Software-Lösung erheblich gesteigert werden. Dass die CAS Software AG sowohl Implementierungspartner als auch Hersteller der Software ist, schaffte hierbei optimale Voraussetzungen. 

Bedarfsgerechte Schulungen erleichtern der Einstieg 

Um den Lern- und Zeitaufwand für die einzelnen Mitarbeitenden so weit wie möglich zu beschränken und jeder bzw. jedem die Gelegenheit zu bieten, sich passend zum Arbeitsbereich schulen zu lassen, wurden die Trainings thematisch aufgegliedert und mehrfach abgehalten. So konnten auch Teilzeitkräfte ohne Umstände teilnehmen. Parallel zur CRM-Basis-Schulung gab es u. a. spezielle Formate für die Projektleitenden und Vorstandsmitglieder, die wie alle übrigen Trainings vor Ort in der Stiftung durchgeführt wurden. Damit die Mitarbeitenden auch im Nachgang zur Schulung noch auf die Trainingsinhalte zugreifen können, wurden Anleitungen und Usertipps aufgezeichnet. Sie sind in der Anwendung hinterlegt und können somit jederzeit auch von neuen Mitarbeitenden abgerufen werden.

Transparenz und Erreichbarkeit in der heißen Phase schafft Vertrauen

In der heißen Phase des Live-Gangs wurde ein sogenanntes Support-Office als zentrale Anlaufstelle für Fragen eingerichtet. Hier wurden Informationen zum aktuellen Stand des Projekts bereitgestellt. Das Support-Office war mit den Mitarbeitenden, die aufseiten der SAGST die Software-Einführung begleitet haben, besetzt und teilweise zusätzlich von der Projektleitung der CAS Software AG. Zum Live-Gang wurde darüber hinaus eine Infotafel mit der Schulungsübersicht und regelmäßigen Projekt-Updates an sichtbarer Stelle angebracht. So hatten alle Mitarbeitenden jederzeit den Überblick über anstehende Schulungen und den Stand des Projekts.

Durch die buchstäblich offenen Türen des Support-Offices, das auch vier Wochen nach dem Live-Gang weiter betrieben wurde, entstand ein Klima, in dem alle Mitarbeitenden erleben konnten, ein wichtiger Teil des herausfordernden Einführungsprozesses zu sein. Dieser wurde von spürbaren Umstellungen an der IT-Infrastrukturstruktur der SAGST begleitet, deren Effekte auf den Stiftungsalltag sich in der Wahrnehmung der Anwender und Anwenderinnen nicht immer klar von der neuen Software trennen ließen. Umso entscheidender war in dieser Situation der enge Schulterschluss mit CAS als lösungs- und serviceorientierter Partner auf Augenhöhe.

Partnerschaft mit Perspektive: Zusammenarbeit soll ausgeweitet werden 

Auf Grundlage des erfolgreichen Einführungsprojekts wird die SAGST den Funktionsumfang von CAS Maecenas kontinuierlich weiter ausbauen und die Stiftung damit zukunftssicher aufstellen.

Über die SAGST 

Die SAGST ist eine eigenständige und gemeinnützige Förderstiftung bürgerlichen Rechts, die jährlich rund 250 heilsame Impulse für die (Weiter-)Entwicklung von Mensch und Gesellschaft unterstützt. Sie hat ihren Sitz in Darmstadt und zählt zu den größten wohltätigen Stiftungen in der Bundesrepublik. Ihr finanzielles Engagement, das sich vor allem auf Deutschland und Europa konzentriert, umfasst Projektförderungen in den Bereichen Alten- und Behindertenhilfe, Bildung, Integrative Medizin, Kindheit und Jugend sowie Landwirtschaft und Naturhilfe.